【初心者】これだけ気を付ければOK!プレゼン作成・発表で最低限抑えるべきポイント【必見】

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こんにちは、あかのです(@tanin_no_street)。

突然ですが、あなたはプレゼンに悩んだことはありませんか?

資料作成には時間も気力もかかるし、発表は緊張するしダメ出しされるし、散々な思いをしたこともあるでしょう。

特にまだ社会人になって日の浅いうちは、仕事でプレゼン資料を作成して発表しなきゃいけないけど、作った事ないしどうすればいいんだろう、と困ってしまいますよね。

私は社会人2年目のペーペーですが、仕事で何度もプレゼンの場を与えられてきました。特に私の場合は、生産管理部のメンバーとして製造現場の高卒のお兄さんたちから会社役員まで、バックグラウンドや考え方の異なる幅広い層にプレゼンを行ってきました

仕事を始めた当初は分からないことだらけ、大学のころのプレゼンとは求められている内容も質も異なりすぎて、死にそうになりながら資料の作成に追われていました。

その中で元・某有名企業のコンサルタントである上司にアドバイスをもらっていたのですが、誰に対するプレゼンでも指摘されることってだいたいいつも同じなんですよね。つまり、そこがプレゼン作成のポイント。2年かけて、やっと体感として分かってきました。

この記事では、プレゼン作成にお困りのあなたに、私の経験に基づいた”プレゼン作成・発表において最低限気を付けるべきこと”をご紹介します。

もしもあなたがプレゼンを上手くこなしたいならば、この記事がきっとお力になれるでしょう。

上手いプレゼンっていったいなんだろう?

そもそもプレゼンを行う意味とは

プレゼンを上手くこなす最低限気を付けることについて考える前に、プレゼンを行う意味についてまず考えてみましょう。

仕事でプレゼンを行うとき、あなたはきちんと目的を意識していますか?

目的は業種や職種、シチュエーションによってさまざまだと思いますが、ざっくり言うと相手に自分の主張を伝えることが目的でしょう。

業務報告ならば自分のやってきたこととその成果、営業ならば自社製品の魅力など、相手に自分のメッセージを伝える時にプレゼンを行うはずです。

つまり、自分の伝えたいことを、分かりやすく相手に伝えるための手段がプレゼンなのです。

上手いプレゼンとは?

プレゼンを行う意味とは?ということ踏まえると、上手いプレゼンとは何か?という疑問にもおのずと答えが出ます。

相手に分かりやすく自分の伝えたいことを伝えるのがプレゼンだとすると、きちんと相手にメッセージが伝わるように工夫されたプレゼンがよいプレゼンです

ではどのように工夫したら相手にきちんとメッセージが伝わるのでしょうか?

話す内容が良いのは前提として、その上で気を付けることは相手の頭に残るように発表する、ということです。

素晴らしいことを発表していたとしても、聞き手の頭に残っていなければ発表していないのと同じです。

そして、人の頭に残るようにプレゼンを作りこむ、というのは、ポイントさえ押さえれば誰にでも簡単にできることなのです。

この記事で紹介するのは、そんな簡単なポイントです。

是非自分のものにして、印象的なプレゼンを成功させてください。

資料作成時のポイント:情報量を調節する

人間の脳は、1度にあまり多くの情報を処理できません。ずらずらと整理されずに羅列された情報では、聞き手が理解できないのです。

では、具体的にどれだけの情報なら良いのかというと、文字情報では1目で6行までだと言われています。それ以上の長文は、読まれないか、読まれても聞き手の頭に残りません

特に製造現場の方など、普段あまりプレゼンを見ない方に対しての発表の場合には、この”6行ルール”を厳守することをお勧めします。

6行というのは、長いようで短いです。おさまらないからといって文字を小さくするのは逆効果!私の体感として、文字サイズは28以上(Power Pointの場合)が好ましいでしょう。

では、ここからは具体的に気を付けるべきことを紹介していきたいと思います。私が実際にやって、『守るべきだ!』と思ったポイントばかりなので、ぜひ参考にしてください。

↑グダグダと長く、分かりづらいスライドを用意しました。このスライドを改善しながら、説明します!

(こんな感じの資料を作っちゃう人が本当に多いんです……)

伝えたいメッセージを絞る

6行に伝えたいことを詰め込むためには、そのページにおいて伝えたいことをきちんと精査する必要があります。1ページあたり基本はメッセージ1つ、多くても2つまでに絞り込むことをお勧めします。

例のスライドでは、1枚の中に走るべき理由を3つも書いてしまっています。これでは情報量が多く、聞き手がついてこれません。こういう場合には、

最初に”理由は3つある”ということを伝えておいてから、

具体的な説明に入ると、流れもスムーズで分かりやすいと思います。

スライドの枚数を増やしてでも内容を絞り込むことを徹底すると、聞き手に親切な資料のつくりになってきますよ。

余計な言葉は省く

6行におさめるためには、余計なことを書いている場合ではありません。

  • 箇条書き
  • 体言止め
  • 倒置法

などを使って、1文字でも文字数を削りましょう。

例でいくと、

こんな感じで箇条書きにしてみました。グッとすっきりして、大切なポイントが分かりやすくなりましたね!

表やグラフ、図などを駆使する

どうしても文字数が削れないときは、表やグラフ、図などで言いたいことを代弁できないか検討してみましょう。

例えば今回の例でいくと、

こんな感じで、グラフにしてみました。(今回の例は、内容が簡単すぎてグラフにすると微妙になってしまいましたがより煩雑なことをわかりやすくかつ簡潔に伝えるためには、視覚に訴えることも有効なのです)。

ぜひ、言いたいことを文字以外の形にまとめられないか検討してみてください。

発表時のポイント:だらだら話さない

発表の時には、だらだらと長々と話さないということが大切です。

人間は、物事に集中しておける時間に限りがあります。あなたも1つのことに集中し続けるのに限界を感じることが多々あるでしょう。それは、いかに偉い人・できる人でも同じなのです。

そんな短い時間しか集中できない相手に自分のメッセージを伝えるには、だらだらとしたプレゼンなど言語道断!つまらないプレゼンだったという印象しか与えません。

では、具体的にぜひやってほしいことをこれから紹介していきます。

話す内容を事前に決めておく

プレゼン発表を控えた方が、意外にできていないのが”話す内容を事前に決めておく”ということです。事前にきっちりと決めておけば、本番でまごつくことなくさらりと発表をこなすことができます。

しかしながら現実には、資料の作成には時間をかけるが、話す内容は決めずにぶっつけ本番、という人が本当に多いです。

これではうまくプレゼンはできません。

プレゼンの最も大切な部分は、話す内容です。発表者が話しやすいような覚え書きや、細く情報を伝えるためのツールが資料なのです。スライドには、補助的な役割しかありません。

あなたは、一番大切な部分をぶっつけ本番でやりますか?

話す内容を決める、というのは、プレゼンを上手くこなす中で最も大切な作業の一つなのです。

スライドに配置した文章、表やグラフ、写真などの各コンテンツにおいて、

  • 何をどのように説明するか
  • どの順番で説明するか
  • どういった言い回しをするべきか

をあらかじめ決めておくと、本番で変にまごつかずにプレゼンができると思います。

アドリブで話さない

次に気を付けるべきことは、アドリブで話さないということです。

つまり、発表前に話すことをきっちり決めておき、発表の時にはそれ以外のことは一切話してはいけません。

特に経験の豊富な年配の方に多いのですが、プレゼンの途中で話が脱線し、あれもこれもと全く関係のない自分の知識を次々披露しまくる人がいます。聞き手はついていけずにぽかんとし、結局時間が無くなって本題のプレゼンも中途半端に終わってしまう……。そんなプレゼンに遭遇してしまったこと、1度はあるのではないでしょうか。

とてももったいないです!

聞き手は、明確な目的をもってプレゼンを聞いている(はずである)ということを肝に銘じてください。あなたの知識の発表会ではないのです。

聞き手が知りたいこと=プレゼンの目的に立ち返り、それが達成できるような発表を事前に仕上げておいて、本番はそれを伝えるだけでよいのです。

終わりに

社会人にとって、プレゼンは切っても切れないものです。プレゼンをしたことがない、という人は滅多にいないのではないでしょう。

一方で、プレゼンが苦手、やりたくない、という人はかなり多いです。正解が良く分からない、緊張する、理由は様々ですが、やらなくてもいいならばやりたくない、これがプレゼンです。

しかし、苦手な人が多いからこそ得意になれば自分の強力な武器になってくれます。

この記事を読んで、是非プレゼンを自分の武器にしてくださいね。

それでは、また別の記事でお会いしましょう!

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