【完全保存版】プレゼンのテンプレートとは?結果に直結するプレゼンのつくり方!【初心者必見】

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こんにちは、あかのです(@tanin_no_street)

突然ですがあなたは、プレゼンの作り方に困っていませんか。仕事で突然プレゼンをしろと言われ、訳も分からないままに自己流でプレゼンして撃沈した、という経験はないでしょうか。

私は、プレゼンにはしっかりとテンプレートがあると思っています。そこに個人のオリジナリティや様々なテクニックを加えることで、一人ひとりのオリジナルのプレゼンが出来上がるのです。

しかし、義務教育ではプレゼンについて習うことはありません(少なくとも、私が学生のころにはありませんでした)。そのため、この”テンプレート”を知らないまま社会人になってしまい、仕事でプレゼンを作る状況になって初めて戸惑う人が多いのです。

そこでこの記事では、私がいつも意識しているプレゼンのテンプレートを紹介します。プレゼン初心者のあなたもそうじゃないあなたも、是非参考にしてくださいね。

”テンプレート”とは?

プレゼンとは、自分の目的を達成するために聞き手にメッセージを発信することです。そして、私の紹介する”テンプレート”とは、プレゼンの目的を達成するための話の流れのことを指しています。

例えば何かを相手に売り込むためのプレゼンならば、それを購入したときのメリットを相手に理解させることがプレゼンの目的になりますし、自分の業務の報告のためのプレゼンならば、自分の業務がいかに会社の役に立っているのかを上司に理解させることが目的になります。

そして、目的を達成するためには、相手が自分のメッセージを理解できるだけの情報を、必要なだけ、必要なタイミングで提示してあげることが重要です。そして、ここで役に立つのが”基本の構成”なのです。

テンプレートに沿って話を進めていけば、間違いなくメッセージを相手に理解させることが出来ます

それでは早速初めて行きましょう!

テンプレートの構成要素とは?

いよいよ、テンプレートの解説に入っていきます。

私の紹介するテンプレートには、5つの構成要素があります。

  1. 背景
  2. 問題点
  3. 伝えたいこと
  4. 根拠
  5. 結論(まとめ)

この5つの要素を、この順番通りに並べてみてください。それが、理論の飛躍がなく、最初から最後まできちんと話の流れがつながった”基本の構成”となるのです。

ここからは、1つ1つの要素を詳しく見ていきましょう。

①背景

まず、プレゼンの導入部では、背景知識を聞き手に説明しましょう。背景知識は、主に2つのタイプに分けられます。

自分(発表者)についての知識

  • 自分の経歴
  • 会社の紹介や変遷
  • 自業務の紹介

といった、プレゼンを行うあなたについての知識です。最初に説明しておくと、聞き手がプレゼンを理解する助けになります。また、あなたがどんな人物なのかわかるので、発表に対する信憑性を上げることもできます。

相手(聞き手)についての知識

背景知識として聞き手の置かれている状況を解説することもできます。ビジネスにおけるプレゼンでは、

  • 聞き手の業界での立ち位置
  • 国内市場・海外市場の動向
  • 時代の動向

などを解説するとよいでしょう。ここを上手く説明できると、聞き手は”なんだかこのプレゼン、自分のことを言っているみたいだ……!”と考えて、意欲的にプレゼンを聞いてくれるようになります。

つまり、”背景”は聞き手をプレゼンに引き込むための『つかみ』でもあるのです。

『つかみ』になる背景を考える時には、

  1. 誰に向けたプレゼンなのか?
  2. ターゲットたちが興味をそそられる情報は何なのか?

を意識するのがポイントです。

②問題点

背景を説明できたら、”じゃあ何が問題なの?”という部分を明らかにしていきます。

問題点とは、聞き手にとってベストな状況と現状とのギャップのこと。それを、数字と言葉を用いて具体的に説明してください。

私の体感ですが、この部分がどれだけ具体的かによって聞き手の行動が変わるので、可能な限り数字を用いて問題点を説明できるように心がけるとよいでしょう。

聞き手の頭の中に問題点をはっきりと思い浮かべさせるのが、プレゼン成功の近道です。

問題点要素はミステリー小説に出てくる謎のようなもの。ここが魅力的に説明されていれば、聞き手は次に説明されるであろう解決策に期待してくれるのです。

③伝えたいこと(=解決策)

②で示した問題点に対する解決策=伝えたいことを説明するパートです。ミステリー小説では名推理の部分。1番の盛り上がりを見せるところです。

プレゼンを通して伝えたいメインメッセージがここ!

相手へのメッセージを余すことなく伝えましょう!!

ものを売り込むプレゼンなら、ここで商品の説明をしてください。業務報告ならば実際に行った業務をここで紹介します。

他の構成要素がどれだけ魅力的でもここがしょぼければ聞き手の心は動かせません。事前準備に1番時間をかけるべきはこの”伝えたいこと”です。オリジナリティのある解決策を提示できるよう準備しましょうね。

④根拠

ここでは、メインメッセージを受けて聞き手が行動を起こすべき根拠を示します。必ず伝えるべきことが2つあります。

解決策の確からしさ

まずは、『この解決策は、本当にうまくいくのだろうか』という疑問に答えましょう。

③で説明した”伝えたいこと”を通して、何故②の”問題点”を解決することが出来るのか、を説明してください。

もっとも論理的思考が必要な要素です。心配な時は、第3者に見せて意見をもらいましょう。最低でも3人別の人に見せれば、誰にも疑問を抱かせない論理にもっていくことが出来ますよ。

私は、QCD(Quality/Cost/Delivery)といった切り口を使うことが多いです。

解決策の効果

また、『この解決策を実施することのデメリットはないのか』という疑問に答えることも必要です。

解決策のプラスポイントをゴリ押すだけでなく、

  • リスク
  • コスト
  • 注意点
  • 適用範囲外

などといったマイナスポイントも自分から紹介すると、より信憑性の高いプレゼンになります。

もちろん、マイナスポイントを補えるメリットがあることも示す必要がありますが……。

⑤結論(まとめ)

結論の要素では、プレゼンを通したポイントをもう一度おさらいします。

特に、問題点と伝えたいこと(解決策)はしっかりめに繰り返しましょう。時間の短いプレゼンならば、1枚のパワポにまとめてさくっと済ませてしまえばいいと思います。

終わりに

プレゼンはとても難しいですが、上手くこなせれば人の心を動かし、結果を出す助けにもなる心強いツールです。

今回紹介したテンプレートの通りにやれれば、ある程度のプレゼンはすぐに作れるようになります。そこからオリジナリティを出して、あなただけのプレゼンスタイルを作り上げていってください。

この記事が皆さまのお役に立つことを祈っております。

それではまたお会いしましょう☆

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